华东交通大学计划财务处
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服务指南

 

报 销 指 南

 

各位师生朋友你们好!

欢迎您前来办理报销领款业务!我处全体财会人员将满腔热忱地为您提供快速便捷的优质服务。

在您准备来我处办理报销领款业务之前,请您仔细阅览我们为您编写的这份《报销指南》,这将有助于提高您的办事效率,节省您的宝贵时间,同时也有利于您监督和帮助我们改进工作。以下就我处办理报销领款业务的时间、地点、报销领款前的准备工作、各项报销业务的要求、办事程序、以及主要的财务开支标准等,为您逐一进行简要的介绍。

一、报销时间:

由于在学校规定的工作时间内,须预留内部对帐、结帐以及处理其他会计业务的时间,同时也与银行的营业时间相适应,因此,除特殊情况外,我处对外办理报销领款业务的时间为:

上午:        810------1130

下午:(夏季)1430----1630(南区)

              1430----1630(北区)

      (冬季)1400----1630(南区)

              1400----1600(北区)

另外,尚有部分专项业务的报销领款有限定的日期。例如:职

工提取住房公积金;保险公司对学生生病住院、意外伤害的赔付领款以及我校的补贴报销……等,其日期见我处在校园网发布的告示或留意我处其他方式的通知。

前面所称的“特殊情况”是指:

1.法定节假日;

2.全处人员参加各级组织召集的各类会议和活动;

3.进行必须由全体财会人员倾力协作、共同完成的工作(例如迎新收费、年终决算等);

4.分管某项工作的会计人员因故不在岗位,而其他会计人员又无法替代其工作;

5.其他事先无法预料的突发性情况。

上述第23项情况发生前,我处会在校园网的公文栏内发布告示,请您注意及时浏览。

二、报销地点:

1.教育事业费及科研经费报销(其中门诊医疗费按校医院统一安排的时间在校医院报销)在校综合楼(8)1楼报销大厅办理;

       2.为方便广大师生员工报销,我处在校园北区设有财务室,办公地点为:高职学院办公大楼(20)203室,可办理教育事业费的大部分公用支出业务,但其中单位创收提成劳务费、以及学校经费安排的房屋建筑物的大修改造支出、零星基建支出、设备购置支出、科研经费等业务仍集中在校综合楼(8)1楼报销大厅办理,请您予以注意。

三、报销要求:

按我处对各项报销业务的要求,做好报销前的准备工作,做到单据合规合法,手续严密完备,是您能否顺利办完报销业务的前提和关键,请务必认真对待。

1.报销者对所涉及的每一笔经济业务,必须取得凭以报销的合规合法的原始报销凭证:

1)原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;属购买商品、实物的,要载明品名(不得笼统以商品、实物的种类称之)、规格、型号、数量、单价和金额。如果商品、实物品种较多,原始凭证中填写不下的,可由供货单位出具购物清单(要求同上),并加盖发票专用章。清单的总金额必须与发票金额相符;属费用结算的,其正件及附件要清晰反映结算内容及计算依据。

2)从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的财务专用章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。其中对方单位(个人)收款属经营性收入的,应取得其填制的税务统一发票;属行政事业性收费的,应取得其填制的财政部门监发的统一收据。

3)凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证;原始凭证不得涂改、挖补,如发现有错,应由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的财务专用章。

4)凡领取加班费、夜餐费、劳务费、考务费、外聘教师课时费……等人员类支出款项,请按我处的要求,正确使用和填写我处印制的《华东交大人员类支出发放领款表》。对于内容不完整、手续不完备的单据,我处不予受理,请您注意。此外,凡报销差旅费、医药费、市内交通费及学生实习费等费用以及预借各类款项,我处都印有专用的自制原始凭证,请您在报销或借款前先来我处领取。

5)从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有财务专用章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由所在单位领导和计划财务处负责人批准后,代作原始凭证。

2.当您取得了合规合法的原始凭证后,还应按下列要求整理、粘贴并办理相关手续,同时要注意符合有关财政法规及财务制度的要求:

1)对于面积较小,不易单独装订保管的原始凭证,要按经济业务的内容,分门别类地均匀排开,呈鱼鳞状地粘贴在《单据粘贴单》上。

2)各类原始凭证报销前,均应由经办人、验收(证明)人及经费审批人签字,并注明经费列支项目和款项用途:其中以单张凭证报销的,在单据背面加盖的“财务报销专用章”的相应位置内签名;以《单据粘贴单》报销的,在粘贴单下方的相应栏目内填写单据张数、总金额并签名。根据学校规定,各项经费开支均严格执行“一支笔”审批制度,由各部门(或各经费项目)的经费负责人或其书面委托的临时代理人负责审批,其他人员签字无效。

3)购买实物的原始凭证,必须有验收证明手续,对其中需要入库的实物,必须随附材料入库验收单;凡购买应作学校财产管理的物品(图书除外),须先经资产处办理固定资产及低值易耗品验收领用手续;凡购买图书资料(含中外文图书、期刊及电子图书)的,必须随附校图书馆填制的“图书资料采购、验收登记表”。

4)差旅费、外出学习的报销,要求“一差一单”,即一次出差只填一张差旅费报销单。先由经办人填写“华东交通大学差旅费报销单”,写明出差时间、地点、人数、往返时间等,并由所在单位(项目)经费负责人填写同意报销的人数、出差的天数以及同意列支的经费项目。出差(学习)期间一般应乘坐公共交通工具,且不得乘坐飞机。出差路途较远或出差任务紧急,在学校下拨的事业经费中列支差旅费的,教授、正处级人员可以根据需要,选择飞机作为交通工具;副教授、副处及以下人员出差要乘坐飞机,隶属学院的人员必须经所在学院院长批准,隶属机关、后勤等部门的人员,须经分管校领导批准;在科研经费和专项经费中列支的,须经项目负责人批准。对于因会议召集单位、招生点、组织学习单位集中安排住宿而造成的住宿费超标,必须随附有关通知或证明。各单位(部门)分管经费的副职领导出差报销,由本单位(部门)正职领导审批;各单位(部门)正职领导或主持工作的副职领导出差报销,由分管校领导审批。

5)报销经特批以学校经费安排的支出,须随附经分管财务的校领导明确签署“在学校经费中列支”审批意见的报告原件。

6)严格执行中国人民银行颁发的《现金管理暂行条例》,对于国务院规定的现金使用范围(其中零星支出以1,000元为限)之外的款项支付,一律通过银行,以转帐、汇兑、托收等方式进行资金结算。

 (7) 按我处规定,校内各单位之间凡相互提供劳务、调配物品、领用材料、使用设备、租用机动车辆等,必须以校内结算支票进行结算,不得以现金支付。

8)职工因购买自住住房、退休、死亡、因调动工作而将户口迁出本市、离职、出境定居及偿还购房贷款本息等情况而提取住房公积金的,须提供相关材料(材料具体种类请咨询经办会计)及身份证复印件,同时填写“省直单位职工住房公积金支取申请表”。

9)已参加住院医疗、意外伤害医疗及平安保险的学生,因生病住院、意外伤害而须向保险公司索赔医药费的,须尽快向我处经办会计呈交相关证明、资料(详见《学生手册》中“学生医疗保险理赔指南”一节)。

10)为控制、压缩与清理各类暂付款,我处坚持采取“旧帐不还,新帐不借”和“定期催报,限期归欠,逾期扣款”的措施。请您在办理借款业务前,先将您此前所借款项报销清帐。一时无法报销的,也要书面说明原因及大致清帐时间,按华交计财[2005] 202号文件规定的审批权限办理手续后,送交会计人员凭以办理其他借款业务。

11)为明确经济责任,规定凡我校在编正式职工及人事代理职工方具有借款人主体资格。对我校非在编正式职工(包括外聘教学人员及各类临时工等)和学生一律不予借款,上述人员因出差、购物、举办活动、生病住院、外出实习或调研等情况而需事先预支公款的,由负责联系该项工作的在编正式职工经手借款。

四、报销程序

当您按以上要求,取得或填制了合规合法的原始凭证,并办理了相关的手续后,就可以在上述报销时间内,持报销单据,到相关报销地点,办理报销领款业务。

在您所到的报销地点,您可以通过柜台上设置的岗位职责标识牌,很方便地找到受理您所要报销业务的会计人员,先将您的报销单据送交会计人员审核计算,回答他(她)对您的报销单据中可能存在的不详尽、不清楚之处的询问,并按他(她)的要求予以补充与完善。待会计人员审核计算完毕,会打印并交给您一份(或几份)附有您送交的原始凭证的记帐凭证,正常情况下会把您的报销款打入您的公务卡或工资卡中,如果是现金结算业务由您立即交给出纳员,您就可以立即领到(或交回)现金(温馨提示:钞票请当场点清,以避免不必要的纠葛);如果是异地汇款或同城转帐等银行结算业务,只要您提供的对方单位名称、开户银行及帐号无误,余下来的事全由我们处理,您大可放心。

为便于对帐、结帐,做到日清月结,按我处的规定,记帐凭证当天有效,隔日作废。所以,如果万一您遇到出纳员处办事人多或出纳员去银行办事的情况,而您又没有时间等待时,也务必在我处当天下午结帐前,再次把凭证送交出纳员,把当天的报销领款业务办完。

五、主要报销标准:

    为了帮助您了解相关的财务法规与政策,增强其透明度,现将各类报销业务主要涉及的费用开支标准摘录如下:

(一)差旅费:根据赣财行[2014]14号文件规定其主要开支标准为:

1乘坐火车、轮船、飞机的等级标准(见下表):

 

火车(包括全列软席列车)

轮船

飞机

校领导、正教授

二等舱位

经济舱位

其余人员

硬席车

三等舱位

经济舱位

备注:乘坐火车(包括全列软席列车),从当日晚8时至次日晨7时乘车5小时以上的,或连续乘车超过7小时的,可购买和报销同席卧铺票。

乘坐飞机,往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份),凭据报销。

2.市内交通费:

出差人员的市内交通费按出差自然(日历)天数实行定额包干,省外每人每天80元,省内每人每天40元包干使用。出差人员出差期间由所在单位或其他单位免费提供交通工具的,应如实申报,市内交通费减半发放。

3.出差人员火车上的伙食补助费标准:

为鼓励出差人员乘坐火车,少乘飞机,节约开支,对到省外出差的人员,乘火车且乘车时间达到5小时的,可凭车票加发60元伙食补助费。在此基础上,乘车时间每超过1小时,再加发10元伙食补助费。

4.乘坐火车未使用卧铺补助费:

乘坐全列软席列车,可购买和报销软卧票。符合规定而未购买卧铺票的,按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助;乘坐全列软席列车,符合乘坐软席卧铺条件而改乘软座的,按软座票价的40%给予补助;可以乘坐软卧而改乘硬卧的,不再给予补助。乘坐动车组的人员,不享受卧铺补贴。

 5.住宿费及伙食补助标准见下表

序号

省份

住宿费标准

伙食补  助费标准

 部 级    (普通套间)

 司局级 (单间或标准间)

 其他人员 (标准间)

1

北京

800

500

350

100

2

天津

800

450

320

100

3

河北 

800

450

310

100

4

山西 

800

480

310

100

5

内蒙古 

800

460

320

100

6

辽宁 

800

480

330

100

7

大连 

800

490

340

100

8

吉林  

800

450

310

100

9

黑龙江

800

450

310

100

10

上海

800

500

350

100

11

江苏

800

490

340

100

12

浙江 

800

490

340

100

13

宁波

800

450

330

100

14

安徽 

800

460

310

100

15

福建 

800

480

330

100

16

厦门

800

490

340

100

17

江西

800

500

300

100

18

山东 

800

480

330

100

19

青岛

800

490

340

100

20

河南 

800

480

330

100

21

湖北

800

480

320

100

22

湖南 

800

450

330

100

23

广东 

800

490

340

100

24

深圳

800

500

350

100

25

广西 

800

470

330

100

26

海南 

800

500

350

100

27

重庆

800

480

330

100

28

四川 

800

470

320

100

29

贵州

800

470

320

100

30

云南 

800

480

330

100

31

西藏 

800

500

350

120

32

陕西 

800

460

320

100

33

甘肃  

800

470

330

100

34

青海 

800

500

350

120

35

宁夏 

800

470

330

100

36

新疆 

800

480

340

120

    为鼓励出差人员省外出差选择安全、廉价的经济型宾馆住宿, 实际发生住宿费开支低于规定限额标准的,按差额的50%予以补助。

(二)培训费:

   1.师资培训:指由人事处选送,在师资经费中列支的各类培训。包括学历教育与非学历教育,短期培训与长期培训,国内培训与出国培训等。

1)参加国内培训的,按华交[2004]204号文件执行,其各类培训的报名费、考前补习费、考试费和各种考证费、以及培训期间所需的教材、器具等费用均由个人自理。培训期间不享受伙食补助。到外校(外地)参加培训的教师,可报每学期一次往返车船费(按出差人员的相应标准)及培训开始与结束的两趟行李托运费(每次限100公斤快件)。

2)参加出国培训的,按华交人字[2004]205号文件执行,其资助办法详见该文件。

   2.职工培训:按江西省财政厅赣财文字[1992]111号文件及我校的补充规定执行。

1)参加学历教育的,学习期间一律不发伙食补助费。

   2)参加非学历教育的:

工作人员参加单位指派统一安排食宿的学习和非学历培训,不发放公杂费,住宿费回所在单位按照规定报销。伙食补助费按照以下标准给予补助:

到省外学习和培训的,每人每天补助伙食费18元;到省内省级和设区市培训基地参加学习和培训的,每人每天补助伙食费9元;到县(市、区)培训基地学习培训的,每人每天6元。

凡在工作单位所在地参加学习和培训,不集中食宿的,按每人每天6元发给公杂费,主要用于往返交通。

对挂职锻炼人员,给予一定的挂职补贴(9元/天),生活补助(10元/天)和交通费一周一次。根据距离远近确定标准,凭据报销。

 (三)探亲费:按国务院院国发[1981]36号、江西省财政厅赣财行字[1981]27号及人事部、财政部人薪发[1994]11号文件规定执行。

1.职工探亲乘坐火车的,一律报硬席座位票。其中年满50周岁以上并连续乘火车48小时以上的,可购硬席卧铺票;乘坐轮船的,按四等舱位(或比统舱高一级舱位)报销;乘坐长途公共汽车(卧铺车除外)或其他公共交通工具的,凭据按实报销;不得报销飞机票(因故乘坐飞机的,可按直线车、船票价报销,多支部分由职工自理)。

2. 职工探亲往返途中,因没有直达车船而必须中途转车、转船并在中转地点住宿的,每中转一次,可凭据报销一天的住宿费(以一般职工出差的住宿费标准为限),超过规定天数的,其费用自理。

3.已婚职工探望父母的往返路费(含中转住宿费),在本人基本工资(包括70%的职务、技术等级工资与30%的津贴部分)30%以内的,由职工本人自理,超过部分可予报销。

(四)公务接待费:按华交办(201592号文规定执行

1.重大公务接待。开展公务接待活动前,须履行报批程序。牵头单位填写《公务接待审批单》,其内容包括;接待单位、来访人员、事由、时间、地点。并附会议(活动)议程及经费预算,报学校主要领导审批。

2.一般公务接待。由学院(部门)向分管校领导报批。经同意后组织实施。

3. 公务接待费用原则上应纳入年度预算,单独列支,实行“一事一结”制。

 六.结束语

各位师生朋友,当您读完这份《报销指南》时,对如何办理报销领款事宜也只能有个大致的了解,这是由于学校的经济业务种类繁多,涉及面广,各项费用开支和各个经费项目报销的政策规定和具体要求又不尽相同,篇幅所限,不胜枚举。如果您还有什么不甚明了之处,请别着急,在以后的实践操作中,我们的会计人员会尽力为您作出耐心的解释与介绍。为您服务,是我们份内的职责;为您服好务,是我们不遗余力地改进和完善的目标与追求。让我们同心携手,互相配合,努力营造一个和谐的报销环境,精心构筑各方协调、良性互动的工作秩序,共同把财务工作做得更好。

    您的满意,就是我们最大的心愿!

 

相关链接

1.《中华人民共和国会计法》、中国人民银行颁发的《现金管理暂行条例》;

2.财政部制定的《会计基础工作规范》;

      3、江西省财政厅制定的《江西省省直机关和事业单位差旅费管理办

法》

4.计划财务处《关于使用<单据粘贴单>的粘贴与填写要求》;

5.计划财务处《关于启用<财务报销专用章>的通知》;

6.计划财务处《关于重申购物发票填制要求的通知》;

7.计划财务处《关于启用<华东交大人员类支出发放领款表>的通知》;

8.计划财务处《关于校内结算支票使用的若干规定》;

9. 计划财务处《关于校内临时工工资(劳务费)支付手续的通知》

          

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                            2017629


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